In het systeem worden ook de machtigingen van netbeheerder aan aannemers of andere aanvragende bedrijven vastgelegd. Afhankelijk van deze machtigingen kunnen aanvragen worden ingediend. Bij iedere aanvraag worden deze machtigingen gechecked op geldigheid en worden aanvragen geaccepteerd of afgewezen.
Tijdens het goedkeuringsproces beschikt de gemeente over gebiedsspecifieke informatie en kunnen diverse adviseurs aan de aanvraag worden gekoppeld. Hun input wordt in het systeem vastgelgd. De aanvraag wordt ook op een geografische kaart getoond waarbij diverse kaartlagen zichtbaar gemaakt kunnen worden. Zo kunnen de gemeentegrenzen, de kadastergrenzen, de bomenkaart en de gegevens over vervuilde grond, direct zichtbaar worden gemaakt.
De gemeentelijk legeskosten worden automatisch toegepast en indien nodig doorgesluisd worden naar de financiële afdeling. Ditzelfde geldt voor de degeneratiekosten. Deze worden automatisch bepaald nadat de graafwerkzaamheden zijn afgemeld en de aantallen en de hoeveelheden bekend zijn. Hierbij zijn straatwerk, asfalt, groenvoorziening en schade aan openbare ruimte te onderscheiden, Bereking kan volgens de VNG-normen worden uitgevoerd of door de gemeent zelf worden ingericht.
De AVOI-manager stelt de gemeente in staat een robuuste invulling te geven aan haar regietaak en toezichthouders zullen niet alleen reactief maar vooral proactief hun taak kunnen uitvoeren. Op locatie beschikken zij altijd over de meest recente informatie. Daarbij speelt de geografische kaart een crusiale rol. Na de uitvoering van de werkzaamheden kan voor de uitvoerende aannemer een beoordeling worden vastgelegd. Hiermee wordt de kwaliteit van de werkzaamheden beoordeeld. Dit kan bij de handhaving gebruikt worden voor een proritering in het toezicht. Het systeem handelt actief de degeneratiekosten af en het verlopen van garantietermijnen wordt gemonitoord.
Met dit systeem beschikt de gemeente over uitgebrieide managent-informatie over opbrengsten van legeskosten, degeneratiekosten, aantallen en doorlooptijden. De ervaring bij de gemeente die de AVOI-manager al toepassen, leert dat deze opbrengsten vergroten omdat er steeds minder graafwerkzaamheden buiten het zicht van de gemeente worden uitgevoerd. De jaarlijkse kosten voor het gebruik van de AVOI-manager bedroegen nog geen 3% van gegenereerde opbrengsten.
