Relatiebeheer en contactvoortgang vormen de basis voor een effectieve communicatie met uw klanten. De Contact-manager biedt u hiervoor de oplossing. Het ondersteunt u bij vrijwel alle communicatiekanalen; of het nu telefoontjes, e-mails, brieven, mailingen of de social media zijn. Het is de centrale plek waarin u al uw klant- en contactgegevens vastlegt. U houdt daardoor altijd overzicht. Daarnaast krijgen u en uw collega’s inzicht in de status van een contact. Al snel bevat de Contact-manager een schat aan informatie en wordt daarmee een onmisbare spil in de communicatie met uw klant.
Een betrouwbaar adressenbestand vormt de basis voor de contacten met uw relaties. Met de Contact-manager hebt u een krachtig stuk gereedschap in handen om de NAW-gegevens van uw zakelijke relaties vast te leggen en te onderhouden. Het verzorgt de correcte NAW-gegevens voor brieven en e-mails. Mailinglijsten worden eenvoudig gemaakt door meerdere adressen via selecties te kiezen. Daarbij kunnen dubbelingen worden voorkomen en er kan rekening worden gehouden met plaatsing van de titulatuur in de aanhef- en de t.a.v.-regel.
Met selecties realiseert u in combinatie met Word alle soorten overzichten of lijsten. Standaard worden Word-sjablonen meegeleverd voor etiketten, een adressenlijst, een telefoonlijst en een voorbeeld mailing. Tevens kunnen selecties uit Contact-manager als invoer voor een ander programma gebruikt worden.
Een bedrijf wordt snel gevonden via de zoekfunctie. Daarmee zoekt u op bedrijfsnaam, zoekcode, plaats of contactpersoon. Elk veld, ook de zelf gedefinieerde, kan gebruikt worden om gegevens te ontsluiten. Met filters selecteert u handig een groep bedrijven. Daaarbij kunnen meerdere criteria opgegeven worden.
De contacten met uw relaties legt u vast in de contactvoortgang. Dit omvat ingekomen en verzonden post, telefoontjes, e-mails, bezoeken, enz. U kunt hier ook de contactvoortgang van uw collega’s binnen uw afdeling zichtbaar maken. De contactvoortgang van andere afdelingen wordt echter niet getoond. Niet openbare contactvoortgang kunt u voor andere collega’s afschermen.
De door u geregistreerde contactvoortgang, maar ook die van uw collega’s, geeft u direct een goed beeld van wat er bij de betreffende relatie actueel is en wat er in het verleden gespeeld heeft. Het kan een belangrijke rol krijgen in de communicatie tussen de medewerkers van de afdeling. Vanuit het programma verstuurt u e-mails of maakt u taken aan via Outlook. Dit kan een taak voor uzelf zijn, maar u kunt ook taken delegeren aan collega’s. De Contact-manager geeft u inzicht in wat er bij uw relaties speelt en Outlook herinnert u en uw collega’s aan de acties die moeten worden ondernomen. Kortom een krachtige combinatie van software waarbij het totaal méér is dan de som van de onderdelen.
